Rachunek jest prosty do postawienia: po jednej stronie suma abonamentów SaaS za wszystkie stanowiska w horyzoncie kilku lat plus koszty obejść tam, gdzie system nie pasuje do procesu; po drugiej jednorazowa budowa systemu pod proces plus jego utrzymanie, bez opłat za stanowisko. Poniżej pokazujemy, jak ten rachunek wygląda w praktyce i kiedy przechyla się na stronę dedykowanego rozwiązania.
Wyzwanie
Typowy punkt wyjścia: firma pracuje na gotowym CRM od lat. Zespół urósł, więc rachunek za stanowiska urósł razem z nim. Połowa modułów leży nieużywana, a kluczowy proces firmy i tak żyje obok systemu: w arkuszach, bo CRM „nie przewidział” branżowej specyfiki. Każda próba dopasowania kończy się na tym samym: tej funkcji nie ma w planie, jest w planie wyższym albo nie będzie jej wcale.
Co zrobiliśmy
Rachunek robimy w trzech krokach. Najpierw koszty SaaS naprawdę, nie z cennika: plan, który obejmuje potrzebne funkcje, razy stanowiska, razy 36-60 miesięcy, plus godziny spalane na obejścia. Potem zakres systemu dedykowanego: nie kopia wielkiego CRM, tylko dokładnie te moduły, których firma używa, zbudowane wokół jej procesu. Na końcu zestawienie: budowa od MVP w 4-6 tygodni, rozwój etapami, utrzymanie w abonamencie opieki. Decyzja zostaje po stronie klienta, z liczbami na stole zamiast przeczuć.
Efekty
- Koszt niezależny od liczby stanowisk: zespół rośnie, rachunek nie
- System odwzorowuje proces firmy zamiast go naginać
- Kod i dane własnością firmy, bez ryzyka końca abonamentu
- Start od MVP zamiast wielomiesięcznego projektu-widmo
- Rozwój etapami, każdy z własnym budżetem i celem
- Integracje ze sklepem, Baselinkerem i ERP w tym samym systemie
Narzędzia użyte w tym wdrożeniu
Chcesz podobnego efektu u siebie?
Najczęstsze pytania
Przy ilu stanowiskach dedykowany CRM zaczyna się opłacać?
Nie ma jednej liczby, bo rachunek zależy od ceny SaaS w planie, który naprawdę obejmuje potrzebne funkcje. Licz sumę abonamentów w horyzoncie trzech-pięciu lat i porównaj z wyceną budowy plus utrzymaniem: przy rosnącym zespole krzywe zwykle przecinają się szybciej, niż się wydaje.
Czy dedykowany CRM to nie jest wieczny projekt bez końca?
Jest nim wtedy, gdy startuje bez granic zakresu. Dlatego pracujemy od MVP: najmniejszej wersji, która obsługuje kluczowy proces, dowiezionej w 4-6 tygodni. Rozwój dalej idzie etapami, każdy z własnym budżetem.
Co się stanie z systemem, jeśli zakończymy współpracę?
Nic: kod i dane są Twoje, system działa dalej na Twojej infrastrukturze. Możesz go utrzymywać z innym wykonawcą. To główna różnica własnościowa względem SaaS, gdzie koniec abonamentu to koniec narzędzia.
