Gotowe CRM-y mają setki funkcji, z których używasz pięciu. A te trzy, których naprawdę potrzebujesz, nie istnieją. Budujemy systemy CRM dopasowane do konkretnego procesu w Twojej firmie — bez balastu, bez opłat za stanowisko, z kodem, który należy do Ciebie.
Bez opłat za stanowisko
Dodajesz ludzi do systemu bez rosnącego abonamentu. Przy 10-20 osobach to tysiące złotych rocznie różnicy
MVP w 4-6 tygodni
Pierwsza działająca wersja szybko, potem krótkie sprinty. Postęp widzisz co dwa tygodnie, nie po pół roku.
Integracje z Twoim stackiem
Subiekt GT, Comarch, Baselinker, WooCommerce, Allegro. System gada z tym, czego już używasz.
Kod należy do Ciebie
Pełne źródła i dokumentacja. Możesz rozwijać system z nami albo z dowolnym innym zespołem.
Dane u Ciebie
Twój serwer albo prywatna chmura w UE. Żadnego wysyłania bazy klientów do zewnętrznego SaaS-a.
Zaczynamy od procesu
Najpierw warsztat i mapa tego, jak firma naprawdę działa. Kod dopiero po zatwierdzonej specyfikacji."
Zamów konsultację
Kiedy gotowy CRM zaczyna przeszkadzać zamiast pomagać
Większość firm zaczyna od gotowego CRM-a i to jest rozsądna decyzja na start. HubSpot, Pipedrive, Bitrix — przez pierwsze miesiące działają wystarczająco dobrze. Problem zaczyna się później, kiedy firma rośnie i okazuje się, że narzędzie, które miało porządkować pracę, samo generuje frustrację.
Płacisz za 80 funkcji, a używasz 5. Marketing automation, tickety, social media, projekty — moduły, których nikt nie otwiera, ale za które co miesiąc schodzi abonament. Przy 10 stanowiskach to potrafi być kilka tysięcy złotych rocznie za coś, z czego nikt nie korzysta.
Twój proces nie pasuje do gotowego szablonu. Masz siedem etapów w pipeline, niestandardowy obieg dokumentów, prowizje liczone inaczej niż w podręczniku, albo specyficzną branżę, w której „lead” to nie to samo co u producenta CRM-a. Kombinujesz obejścia, eksportujesz do Excela, prowadzisz równoległy arkusz. W pewnym momencie gotowy CRM staje się dodatkowym narzędziem do obsługi, a nie narzędziem, które obsługuje Ciebie.
Dane leżą w trzech różnych miejscach. Część jest w CRM-ie, część w mailu, część w arkuszu kalkulacyjnym, który „tymczasowo” stworzył ktoś z zespołu pół roku temu. Nikt nie wie, która wersja jest aktualna. Szef pyta o raport sprzedaży, a odpowiedź brzmi „daj mi godzinę, muszę to poskładać z kilku źródeł”.
Jeśli rozpoznajesz u siebie choćby jeden z tych scenariuszy, gotowy CRM prawdopodobnie już nie wystarczy. Ale to nie znaczy, że potrzebujesz systemu za 200 tysięcy złotych od korporacyjnej firmy IT. Potrzebujesz czegoś pomiędzy.
Co budujemy i jak to wygląda w praktyce
Dedykowany CRM od SemLabs to nie platforma typu „robimy wszystko dla wszystkich”. Budujemy konkretne systemy pod konkretne problemy — dla firm, które mają proces na tyle niestandardowy, że gotowe rozwiązania go nie obsłużą, ale na tyle uporządkowany, że wiadomo, czego potrzeba.
System dopasowany do Twojego workflow, nie odwrotnie. Zamiast dopasowywać firmę do narzędzia, odwzorowujemy Twój rzeczywisty proces: etapy, statusy, role, obieg dokumentów, reguły przypisywania zadań. Jeśli Twoi handlowcy pracują inaczej niż podręcznikowy lejek sprzedaży — system to odzwierciedla.
Baza klientów z pełną historią kontaktu. Wszystko w jednym miejscu: notatki, maile, rozmowy, oferty, dokumenty, reklamacje. Każdy w zespole widzi, co się działo z danym klientem, bez pytania kolegi i grzebania w skrzynce mailowej.
Automatyzacja powtarzalnych zadań. Automatyczne przypomnienia, follow-upy po braku odpowiedzi, przypisywanie leadów do opiekuna, generowanie dokumentów z szablonów. To, co ktoś w firmie robi ręcznie trzy godziny dziennie, system robi w tle.
Raporty i dashboardy pod Twoje KPI. Nie generyczne wykresy, które dobrze wyglądają na prezentacji, ale konkretne dane, których potrzebujesz do podejmowania decyzji: wartość lejka, prognoza przychodów, konwersja na poszczególnych etapach, efektywność poszczególnych osób w zespole.
Integracje z tym, czego już używasz. Fakturowanie, poczta, kalendarz, systemy ERP (Comarch, Subiekt, Baselinker), platformy e-commerce, API zewnętrznych serwisów. Jeden system, który komunikuje się z resztą, zamiast kilku narzędzi, które się nawzajem ignorują.
Brak opłat za stanowisko. W gotowych CRM-ach każdy nowy użytkownik to dodatkowy koszt. W systemie dedykowanym dodajesz ludzi bez rosnącego abonamentu. Przy zespole 10–20 osób to robi realną różnicę po roku.
Pełna własność kodu i danych. Otrzymujesz kod źródłowy, dokumentację i możliwość rozwoju systemu z dowolnym zespołem technicznym. Żadnego uzależnienia od jednego dostawcy.
Jak wygląda budowa dedykowanego CRM — krok po kroku
Pięć etapów, każdy kończy się czymś, co widzisz i oceniasz. Bez znikania na pół roku i wielkiego odsłonięcia na końcu.
Etap 1 — Analiza i warsztat (1–2 tygodnie).
Siadamy razem (zdalnie lub na żywo) i rozrysowujemy, jak naprawdę działa Twoja firma. Nie to, jak powinno być, ale jak jest. Rozmawiamy z osobami, które będą na systemie pracować — handlowcami, koordynatorami, kierownikami. Mapujemy procesy, identyfikujemy wąskie gardła i ustalamy, co system ma rozwiązać.
Etap 2 — Specyfikacja i prototyp interfejsu (1–2 tygodnie).
Na podstawie warsztatu powstaje specyfikacja: jakie moduły, jakie pola danych, jakie reguły biznesowe, jakie integracje. Do tego makiety ekranów (wireframes), żebyś zobaczył, jak system będzie wyglądał, zanim zaczniemy programować. Zatwierdzasz specyfikację — dopiero potem ruszamy z kodem.
Etap 3 — MVP, czyli pierwsza działająca wersja (4–6 tygodni).
Budujemy rdzeń systemu: baza klientów, pipeline, kluczowe automatyzacje. Zespół zaczyna pracować na prawdziwych danych i zgłasza, co poprawić. Lepszy działający fundament w sześć tygodni niż idealny plan w pół roku.
Etap 4 — Iteracje i rozbudowa.
Na podstawie testów i informacji zwrotnej od zespołu dodajemy kolejne moduły, automatyzacje i integracje. Pracujemy w krótkich sprintach — każdy kończy się działającym fragmentem, który widzisz i możesz ocenić. Nie czekasz pół roku na gotowy produkt, tylko widzisz postęp co dwa tygodnie.
Etap 5 — Wdrożenie i szkolenie.
Migrujemy dane z dotychczasowego systemu (jeśli go masz), szkolimy zespół i uruchamiamy system na produkcji. Przez pierwszy miesiąc monitorujemy działanie, zbieramy feedback i reagujemy na bieżąco.
Po wdrożeniu — opieka techniczna (opcjonalnie).
Poprawki, aktualizacje, rozwój o nowe funkcje w miarę potrzeb. Stały abonament na wsparcie techniczne, żebyś nie musiał szukać programisty za każdym razem, gdy potrzebujesz zmiany.
Ile kosztuje dedykowany CRM lub system webowy
Nie sprzedajemy jednej uniwersalnej ceny, bo dedykowany system nie ma jednego uniwersalnego zakresu. Podajemy cenę wejściową pierwszej działającej wersji — MVP, którą można potem rozwijać iteracyjnie.
Na wycenę wpływają przede wszystkim:
- liczba modułów systemu
- liczba użytkowników
- złożoność workflow, czyli tego, jak przebiega proces w Twojej firmie
- integracje z systemami zewnętrznymi (Subiekt GT, Comarch, Baselinker, Allegro, WooCommerce, API)
- raporty i dashboardy
- zakres automatyzacji
- poziomy uprawnień i ról
- wymagania dotyczące infrastruktury
- zakres dokumentacji technicznej
W cenie nie ma opłat za stanowisko — nie płacisz abonamentu od każdego użytkownika. Kod źródłowy i dokumentacja należą do Ciebie, dane mogą znajdować się na Twoim serwerze lub w prywatnej chmurze w UE, a system możesz rozwijać z kimkolwiek. Standardowa zaliczka to 50% wartości etapu przed rozpoczęciem realizacji; projekt dzielimy na kamienie milowe, a każdy kończy się odbiorem i protokołem odbioru i akceptacji. Na wykonane prace udzielamy 3-miesięcznej gwarancji od odbioru.
Dla kogo budujemy dedykowane CRM-y — i kiedy to ma sens
Dedykowany system CRM to nie rozwiązanie dla każdej firmy i nie udajemy, że jest inaczej. Jeśli masz dwuosobowy zespół i prosty proces sprzedaży, HubSpot Free albo Pipedrive za kilkanaście euro miesięcznie zrobi robotę. Nie musisz od razu budować czegoś od zera.
Dedykowany CRM ma sens, jeśli:
Twój proces jest niestandardowy. Masz specyficzny obieg zleceń, nietypowy sposób rozliczania prowizji, wieloetapową obsługę klienta, którą gotowy CRM obsługuje tylko „mniej więcej”. Branże, w których to widzimy najczęściej: firmy assistance i likwidacyjne, firmy usługowe z rozbudowanym obiegiem zleceń, firmy e-commerce z wielokanałową sprzedażą i niestandardowymi procesami logistycznymi.
Gotowy CRM stał się droższy niż powinien. Przy 10–20 stanowiskach abonament za gotowy CRM potrafi przekroczyć 2–3 tys. zł miesięcznie. Po dwóch latach sumarycznie wydajesz więcej niż koszt systemu szytego na miarę — a nadal nie masz dokładnie tego, czego potrzebujesz.
Dane muszą zostać u Ciebie. Ze względów regulacyjnych lub po prostu z pragmatyzmu chcesz mieć pełną kontrolę nad danymi klientów — własny serwer lub prywatna chmura, bez wysyłania ich do zewnętrznego dostawcy SaaS.
Potrzebujesz integracji, których gotowy system nie oferuje. Połączenie z Twoim ERP, Baselinkerem, specyficznym API hurtowni, systemem obsługi zleceń terenowych — nie wszystko da się podpiąć gotową wtyczką.
Kiedy dedykowany CRM to NIE jest rozwiązanie: jeśli nie wiesz jeszcze, jakiego procesu sprzedaży potrzebujesz. Wtedy lepiej zacząć od gotowego narzędzia, pożyć z nim kilka miesięcy i dopiero potem, gdy zobaczysz, co przeszkadza i czego brakuje, rozmawiać o systemie dedykowanym. Chętnie pomożemy ocenić, na którym etapie jesteś.
Najczęściej zadawane pytania o dedykowany CRM
Ile trwa budowa dedykowanego CRM?
Pierwsza działająca wersja (MVP) jest gotowa zwykle w 4–6 tygodni. Pełny system z integracjami i automatyzacjami — od 8 tygodni do kilku miesięcy, w zależności od złożoności. Pracujemy iteracyjnie, więc korzystasz z systemu już po pierwszym etapie, nie dopiero po zakończeniu całego projektu.
Czy będę uzależniony od Was po wdrożeniu?
Nie. Przekazujemy pełny kod źródłowy i dokumentację techniczną. Możesz kontynuować rozwój systemu z dowolnym zespołem programistycznym. Opieka powdrożeniowa od nas jest opcjonalna, nie obowiązkowa.
Czy mogę przenieść dane z obecnego CRM?
Tak. Migracja danych z istniejącego systemu (HubSpot, Pipedrive, Bitrix, arkusze, baza SQL) jest standardową częścią procesu wdrożenia. Przenosimy kontakty, historię, oferty, notatki — wszystko, co jest potrzebne.
Jakie technologie używacie?
Dobieramy stack do projektu. Najczęściej pracujemy z PHP/WordPress jako backendem (co ułatwia późniejszą samodzielną obsługę), React lub Vue na froncie, PostgreSQL/MySQL jako bazę. Przy bardziej złożonych projektach korzystamy z Node.js i rozwiązań chmurowych.
Czy dedykowany CRM opłaca się małej firmie?
Zależy od problemu. Jeśli Twój proces sprzedaży jest prosty i standardowy, gotowy CRM za 100–200 zł/mc to lepszy wybór. Ale jeśli gotowe narzędzie nie pasuje do Twojego workflow i zespół go omija (wraca do Excela, WhatsAppa, karteczek), to stracone pieniądze. Dedykowany system, którego ludzie naprawdę używają, zwraca się szybciej niż gotowy, którego nikt nie otwiera.
Czy system można potem rozbudować?
Tak. Budujemy modułowo — zaczynasz od tego, co jest najważniejsze, a kolejne funkcje dokładasz, kiedy pojawia się realna potrzeba. Nie płacisz za coś, czego jeszcze nie potrzebujesz.
Czy możecie połączyć CRM z moim systemem ERP lub Baselinkerem?
Tak. Integracje z systemami ERP (Comarch Optima, Subiekt GT, Symfonia), Baselinkerem, platformami e-commerce (WooCommerce, Allegro) i innymi narzędziami przez API to nasza specjalizacja.
Gdzie będą przechowywane moje dane?
Na Twoim serwerze lub na wybranym przez Ciebie hostingu (dedykowany serwer, VPS, prywatna chmura w UE). Dane nie trafiają do zewnętrznego dostawcy SaaS, chyba że sam tego chcesz.
Usługi, które często łączymy z tą
- AI i automatyzacje procesów – CRM zbiera dane, automatyzacje wyciągają z nich robotę.
- Automatyzacja sprzedaży z Baselinkerem – system dla firmy często zaczyna się od uporządkowania sprzedaży.
- Opieka i rozwój e-commerce – wdrożony system utrzymujemy w tym samym abonamencie.